Droit d'accès

Auprès de qui s'exerce le droit d'accès ?

Le droit d’accès s'exerce auprès de toutes les administrations concernées, qu’il s’agisse de celle ayant collecté les données de l’usager ou celles réalisant l’information proactive.

Comment s'exerce le droit d’accès ?

• Par écrit : courrier postal, accompagné d’une copie d’une pièce d’identité. Idéalement, en recommandé avec accusé de réception

• Sur place : avec présentation d'une pièce d’identité. L'usager a la possibilité de se faire accompagner par la personne de son choix. La consultation doit durer suffisamment longtemps pour prendre note commodément et complètement. Il est possible de demander une copie des données.

Quelles sont les actions que je vais devoir effectuer ?

Vous devrez faire parvenir une copie des données que vous détenez sur l'usager et fournir un certain nombre d'informations sur :

• les objectifs d’utilisation des données (à quoi vont servir les données) ;

• les catégories de données collectées (par ex. : nom, prénom, adresse, etc.) ;

• la durée de conservation des données ou des critères qui déterminent cette durée ;

• les autres droits (droit de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition) ;

• la possibilité d’adresser une plainte à la CNIL ;

• les informations relatives à la source spécifique des données collectées (c’est-à-dire d’où proviennent les données) ;

• l'existence d'une prise de décision automatisée (y compris en cas de profilage), le fonctionnement de celle-ci, l’importance et les conséquences pour l'usager d’une telle décision.

Les informations fournies doivent être suffisamment complètes pour que l'usager comprenne les raisons de la décision.

Dans quel délai dois-je répondre à la demande d'accès ?

Vous disposez d’un délai de réponse maximal d'un mois à compter de la date de réception de la demande. Si la demande exercée sur place ne peut être satisfaite immédiatement, un avis de réception daté et signé doit être remis au demandeur. Si la demande est incomplète (absence de la pièce d’identité par exemple), vous êtes en droit de demander des compléments : le délai est alors suspendu et court à nouveau une fois ces éléments fournis.

Comment présenter les données ?

Les éléments communiqués doivent être aisément compréhensibles. Les codes, les sigles et les abréviations utilisés doivent être expliqués (éventuellement par le biais d’un lexique).

Professionnels : comment répondre à une demande de droit d’accès ?

Règles à suivre de la CNIL pour répondre correctement à ces demandes.

Puis-je refuser le droit d'accès ?

Oui, vous pouvez refuser la demande d’accès. Dans ce cas, vous devez motiver votre décision et informer le demandeur des voies et délais de recours permettant de la contester.

Existe-t-il des limites au droit d'accès ?

Oui. Vous n'êtes pas obligé de répondre aux demandes qui sont manifestement abusives notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique (par exemple, demande d’une copie intégrale d’un enregistrement toutes les semaines).

Le droit d’accès doit s’exercer dans le respect du droit des tiers : un salarié d’une entreprise ne peut obtenir des données relatives à un autre salarié.